Robin Aro, CEO, Head of services, DB Pro Services Oy.

Aamu alkaa normaalisti. Päivän työlista on pitkä, ja tarkoitus olisi edistää uutta raportointikokonaisuutta, jalostaa dataa analytiikkaa varten ja ehkä viimein päästä kunnolla kiinni siihen tekoälyratkaisuun, josta liiketoiminnan kanssa on puhuttu jo jonkin aikaa.

Sitten Teamsiin tulee viesti: “Raportin luvut eivät ole päivittyneet. Onko datassa jotain vialla?”

Siinä vaiheessa päivän suunnitelma muuttuu. Ensin tarkistetaan raportti, sitten datalataukset, ja pian selviää, että yksi ajo on epäonnistunut yön aikana. Sen jälkeen alkaa selvitystyö. Oliko ongelma lähdejärjestelmässä, rajapinnassa, datalatauksessa, tietokannassa vai jossain aivan muualla?

Samalla muu työ odottaa. Raportoinnin kehitys pysähtyy, analytiikan seuraava vaihe siirtyy ja tekoälykokeilu jää jälleen myöhemmäksi. Kun ongelma lopulta ratkeaa, pöydällä odottaa jo seuraava asia. Ohjelmistosta pitäisi asentaa uusi versio, yhdessä rajapinnassa on tulossa pieni muutos, käyttöoikeuksia pitäisi tarkistaa ja tietokannan suorituskyky on hiljalleen heikentynyt.

Mikään näistä ei yksinään ole välttämättä suuri tehtävä, mutta yhdessä ne syövät yllättävän suuren osan ajasta.

Kun ylläpito alkaa viedä aikaa kehittämiseltä

Data-alustan kanssa suurin haaste ei aina ole teknologia. Usein se on aika.

Dataa pitää etsiä eri lähteistä, yhdistää, jalostaa ja mallintaa. Raportointia pitää kehittää liiketoiminnan tarpeiden mukana, analytiikkaa viedä eteenpäin ja samalla pitäisi löytää aikaa myös uusille tekoälyn käyttötapauksille.

Samaan aikaan olemassa olevan alustan ja tietokantojen pitäisi vain toimia.

Juuri tämä “vain toimiminen” vaatii kuitenkin jatkuvaa huolenpitoa. Datalatauksia pitää seurata, tietokantoja ylläpitää, integraatioiden muutoksiin reagoida ja raportointia korjata silloin, kun lähdejärjestelmä tai liiketoiminnan logiikka muuttuu.

Usein sama pieni tiimi vastaa sekä ylläpidosta että kehittämisestä. Kun tuotannossa tulee ongelma, kehitys pysähtyy. Kun kehityksessä on kiire, ylläpitotehtävät siirtyvät helposti myöhemmäksi.

Lopulta molemmat kilpailevat samasta ajasta, joka johtaa asioiden hidastumiseen.

Tarvitaanko tiimiin yksi henkilö lisää?

Tässä kohtaa mieleen tulee helposti yksi ratkaisu: palkataan uusi asiantuntija.

Uusi henkilö voisi tuoda lisää kapasiteettia ja vähentää riippuvuutta yksittäisistä avainhenkilöistä. Käytännössä vastaan tulee kuitenkin nopeasti kysymys siitä, riittääkö ylläpitotyötä yhdelle uudelle henkilölle täysipäiväisesti.

Data-alustan ylläpidossa tarve vaihtelee. Yhtenä päivänä tarvitaan tietokantaosaamista, toisena data engineeringiä ja kolmantena raportoinnin tai pilviympäristön tuntemusta. Välillä kaikki toimii viikkoja ilman suurempia ongelmia, ja sitten yhtäkkiä tarvitaan nopeasti osaamista, jota omasta tiimistä ei löydykään.

Yhden uuden henkilön pitäisi siis osata paljon, mutta hänen kapasiteetistaan osa voisi silti jäädä käyttämättä.

Rekrytointi ei myöskään tarkoita vain palkkakustannusta. Siihen liittyvät rekrytointi, perehdytys, koulutus ja osaamisen jatkuva ylläpito. Lisäksi kriittinen osaaminen voi jälleen keskittyä yhdelle henkilölle.

Silloin kannattaa kysyä hieman toisin: tarvitsemmeko uuden henkilön vai tarvitsemmeko varmuuden siitä, että oikea osaaminen on käytettävissä silloin, kun sitä tarvitaan?

Kuka reagoi, kun jotain tapahtuu?

Data-alustan ylläpidossa yksi tärkeimmistä asioista on lopulta hyvin yksinkertainen. Pitää olla selvää, kuka ottaa kopin silloin, kun jotain tapahtuu.

Kun aamun ajo epäonnistuu, jonkun pitää huomata se ja selvittää syy. Kun rajapinta muuttuu, vaikutukset pitää arvioida. Kun tietokannan suorituskyky heikkenee, ongelmaa ei pitäisi huomata vasta siinä vaiheessa, kun käyttäjät alkavat valittaa hitaista raporteista.

Sama koskee pienempiä asioita. Päivityksiä, käyttöoikeuksia ja raportoinnin muutoksia ei pitäisi joutua muistamaan kaiken muun työn keskellä tai siirtämään jatkuvasti kehitysjonon pohjalle.

Tässä kohtaa jatkuva palvelumalli alkaa olla kiinnostava vaihtoehto oman tiimin kasvattamiselle.

Data Platform Caren ajatuksena on, että alustan jatkuvaan toimintaan tarvittava osaaminen on käytettävissä ilman, että kaikkea tarvitsee rakentaa oman organisaation sisälle. Tarve voi liittyä tietokantaan, datavirtoihin, raportointiin, analytiikkaan, integraatioihin tai myöhemmin myös tekoälyratkaisuihin.

Asiakkaan näkökulmasta olennaista ei ole se, kuka yksittäisen teknisen tehtävän tekee. Olennaista on se, että asia tulee hoidetuksi ja vastuu on selkeä.

Enemmän aikaa siihen, mitä varten alusta rakennettiin

Data-alustan ylläpidon ulkoistamisen tavoite ei ole viedä asiakkaalta kontrollia omaan dataansa tai ympäristöönsä. Tavoite on vapauttaa aikaa siihen työhön, jossa oman organisaation osaamisesta syntyy eniten arvoa.

Jos oma asiantuntija tuntee liiketoiminnan, asiakkaat ja yrityksen datan, hänen aikansa on usein arvokkaampaa uuden analytiikan kehittämisessä kuin epäonnistuneen yöajon lokien tutkimisessa.

Sama pätee raportointiin. Jos työjonossa odottaa useita liiketoiminnalle tärkeitä kehitystarpeita, aikaa kannattaa käyttää niiden ratkaisemiseen eikä siihen, että teknisen ympäristön päivittäiset ongelmat keskeyttävät tekemisen jatkuvasti.

Tekoäly tuo tähän vielä uuden kerroksen. Uusia ratkaisuja ei synny, jos kaikki käytettävissä oleva kapasiteetti menee nykyisen ympäristön ylläpitämiseen. Lisäksi tekoälyratkaisut tarvitsevat luotettavan dataperustan aivan kuten raportointi ja analytiikkakin.

Kustannustehokkuutta ilman ylimääräistä kapasiteettia

Jatkuva palvelu voi olla myös kustannustehokas vaihtoehto oman tiimin kasvattamiselle.

Kaikkea osaamista ei tarvitse rekrytoida omaan organisaatioon varmuuden vuoksi. Palvelu voidaan mitoittaa todellisen tarpeen mukaan, jolloin asiakkaan ei tarvitse maksaa jatkuvasti kapasiteetista, jota ei välttämättä käytetä.

Samalla käytettävissä ei ole vain yhden uuden työntekijän osaaminen, vaan tarvittaessa laajempi joukko eri alueiden asiantuntijoita. Tämä vähentää rekrytointiin ja perehdyttämiseen liittyviä kustannuksia sekä pienentää riskiä siitä, että kriittinen osaaminen olisi yhden henkilön varassa.

Kyse ei siis ole vain siitä, tehdäänkö ylläpito itse vai ulkoistetaanko se. Olennaisempi kysymys on, mikä on järkevin tapa varmistaa, että alusta toimii ja että oma tiimi pystyy käyttämään aikansa liiketoiminnan kannalta tärkeimpiin asioihin.

Mielenrauha on myös osa palvelua

Data-alustan ylläpidossa puhutaan helposti tunneista, kustannuksista ja teknisistä tehtävistä. Yksi hyöty jää silloin helposti sivuun: mielenrauha.

Kun vastuut ovat selvät, ei tarvitse jatkuvasti miettiä, toimivatko ajot huomenna aamulla, huomataanko ongelma ennen raporttien käyttäjiä tai kuka reagoi silloin, kun oman tiimin avainhenkilö on lomalla.

Hyvin toimiva data-alusta on käyttäjälle lähes huomaamaton. Data päivittyy ajallaan, raportit toimivat, tietokanta pysyy suorituskykyisenä ja uusia ratkaisuja voidaan kehittää ilman, että jokainen tuotannon ongelma pysäyttää muun tekemisen.

Silloin tietää, että Teams-viestiin vastaa tuttu ja turvallinen taho, eikä omien tärkeiden tehtävien tarvitse keskeytyä. Sen sijaan aikaa voidaan käyttää siihen kysymykseen, jota varten koko alusta on rakennettu: mitä uutta tällä datalla voidaan tehdä?

Siihen Data Platform Care tähtää. Me huolehdimme alustasta, jotta te voitte keskittyä sen hyödyntämiseen.