Datastrategia: Nykytilan määrityksen toteutus ja sudenkuopat

DB Pro Services

Kun datastrategiaa aletaan rakentamaan, ensin on selvitettävä yrityksen nykytilanne. Aloituspisteen ymmärtäminen on elintärkeää, jotta yritys voi tarkasti määrittää tavoitetilan sekä linjata askeleet, joilla se saavutetaan. Ennen nykytilan kartoittamista ei välttämättä ole täysin selvää, mitä dataan liittyviä ongelmia yrityksessä on, mitkä ovat niiden juurisyyt tai mitä osa-alueita yrityksen tulisi priorisoida. Nykyisen tilannekuvan, kyvykkyyksien, prosessien ja data-arkkitehtuurin ymmärtäminen on ensimmäinen askel, kun datastrategian rakentaminen aloitetaan. Koska datastrategiaa rakennettaessa on tärkeää ymmärtää sekä liiketoiminnan strateginen näkökulma että teknisen toteutuksen yksityiskohdat, DB Pro Servicen datastrategiaprojektit toteutetaan aina kokeneen arkkitehdin ja strategiakonsultin yhteistyönä.

Mitä nykytilan kartoitus pitää sisällään

Nykytilan kartoitus sisältää kolme suurta kokonaisuutta:

1. Liiketoimintatarpeiden kartoitus
2. Nykyarkkitehtuurin kartoitus
3. Nykyisten prosessien ja organisaatiokyvykkyyksien kartoitus

Liiketoimintatarpeiden kartoituksen tavoitteena on ymmärtää yrityksen strateginen suunta. Organisaation strategisten tavoitteiden ymmärtäminen on tärkeää, jotta kehitettävä datastrategia voi tukea niitä mahdollisimman hyvin. Liiketoimintastrategian tavoitteiden selkeyttämiseksi on tärkeää varmistaa johtoryhmätason ohjaus datastrategian kehitykselle alkaen toimitusjohtajasta, jonka vastuulla kokonaisstrategian jalkauttaminen on. Tärkeänä osana ohjausprosessia on myös CIO (Chief Information Officer), joka vastaa kokonaisvaltaisesta IT-strategiasta.

IT-strategia kattaa tyypillisesti kaiken ohjelmistokehityksestä IT-tukeen. Datastrategia taas on merkittävä osa IT-strategiaa, jota luotsaa CDO (Chief Data Officer). Pienemmillä organisaatioilla ei välttämättä ole CDO-roolia, jolloin datastrategian kehittäminen voi olla esimerkiksi CIO:n vastuulla. Näiden elementtien avulla muodostuu looginen polku, jossa ensin rakennetaan ymmärrys kokonaisvaltaisesta liiketoimintastrategiasta ja sitä tukevasta IT-strategiasta, minkä jälkeen datastrategiaa voidaan kehittää tukemaan tätä kokonaisuutta.

Kun strategiselta tasolta siirrytään käytännön tasolle, on tärkeää selvittää liiketoiminnan päivittäiset datatarpeet ja miten niihin tällä hetkellä vastataan. Ymmärtämällä datan loppukäyttäjän tarpeet ja kipupisteet voidaan kehityskohdat tunnistaa paremmin, mikä johtaa laadukkaampiin ratkaisuihin, jotka hoitavat juurisyitä oireiden sijaan.

Seuraavaksi perehdytään nykyiseen arkkitehtuuriin. Tässä vaiheessa kartoitetaan korkean tason data-arkkitehtuuri ja siihen liittyvät teknologiaratkaisut. Keskiössä ovat nykyisten valintojen elinkaari, datalähteet, järjestelmien väliset integraatiot sekä tietovirtakaaviot. Nykyarkkitehtuurin ymmärtäminen on tärkeää, jotta voidaan tehdä strategisia päätöksiä esimerkiksi teknologioiden riittävyyden ja keskittämisen osalta.

Viimeisenä osa-alueena ovat organisaation nykyiset prosessit ja kyvykkyydet. Tämän kartoituksen aikana selvitetään millainen organisaatiorakenne ja toimintamalli dataorganisaatiolla on. Kartoitukseen sisältyvät tiedonhallinnan käytännöt, master datan hallinnointi, sisäiset kehitysprosessit (kuten DevOps) sekä yrityksen sisäiset kyvykkyydet ja kulttuuri. Näin pyritään saamaan kokonaiskuva siitä, miten dataorganisaatio on rakennettu yrityksen sisällä, millainen tiedonhallinnan kypsyys on ja kuinka datavetoisesta organisaatiosta ylipäätään on kyse.

Näiden kolmen kokonaisuuden kautta saadaan kuva yrityksen datakompetenssista, joka vaikuttaa mihin datastrategian osa-alueisiin organisaation tulisi tavoitetilan määrityksessä keskittyä. Jos yritys on vasta alkuvaiheessa, on parempi keskittyä perusasioihin, kuten arkkitehtuuriin ja tiedonhallintaan. Edistyneemmissä organisaatioissa voidaan taas miettiä tarkemmin esimerkiksi datakulttuurin edistämistä ja ketterää itsepalvelukehitystä.

Datakompetenssin tason kuvaamisessa auttaa kompetenssimatriisin rakentaminen. Matriisin kehittäminen alkaa nykyisten kyvykkyyksien määrittämisestä organisaation eri tasoilla ja täydentyy prosessin aikana tavoitetilan kuvauksella. Näin matriisi kuvaa selkeästi, missä osa-alueilla suurimmat erot nykytilan ja tavoitetilan välillä sijaitsevat, ja tarvittavat muutokset voidaan priorisoida vastaamaan liiketoimintastrategian tavoitteita. Tämä puolestaan auttaa datastrategian tiekartan laatimisessa, kun kehityksen painopisteiden ovat selkeät.

Kartoituksen toteutus

Nykytilan kartoitus toteutetaan vahvassa yhteistyössä asiakasorganisaation kanssa ja sisältää sekä dokumentaation läpikäyntiä että haastatteluja ja työpajoja. On erityisen tärkeää, että dataympäristön ja -organisaation tuntevat henkilöt pääsevät jakamaan näkemyksensä mahdollisimman laajasti liiketoimintapäättäjistä IT-henkilöstöön. Näin saadaan näkemys sekä oireista että juurisyistä ja varmistetaan, että datastrategia tukee liiketoimintaa kokonaisuutena.

Ennen datastrategiaprojektin alkua asiakkaalle lähetetään strukturoitu tietopyyntö, jossa listataan tarvittavat tietotarpeet. Dokumentaation määrä ja laatu vaikuttavat varsinkin arkkitehtuurin ja teknologioiden kartoitukseen. Hyvin dokumentoidut järjestelmät ja arkkitehtuuri helpottavat kokonaisuuden ymmärtämistä ja nopeuttavat kartoitusprosessia. Mikäli dokumentointi on puutteellista tai se on jätetty kokonaan tekemättä, kokonaiskuvan muodostaminen ja selvittelytyö ovat hitaampia. Teknisen dokumentoinnin lisäksi kartoitukseen kuuluu mahdollisten prosessi- ja organisaatiokaavioiden tarkastelu, jolloin dataorganisaation rakenne ja standardoidut prosessit auttavat nykytilan ymmärtämisessä.

Haastatteluissa ja työpajoissa tavoitteena on antaa henkilöstön itse kertoa, millainen yrityksen tiedolla johtamisen nykytila on. Parhaan lopputuloksen saamiseksi on tärkeää sisällyttää projektiin mahdollisimman monipuolisia taustoja yrityksen johdosta teknisiin toteuttajiin. Näin saadaan mahdollisimman laaja kuva vahvuuksista, haasteista ja ratkaisuehdotuksista. Haastatteluja ja työpajoja kannattaa molempia hyödyntää kartoituksessa. Yksilöhaastatteluissa organisaation edustajat pääsevät kertomaan näkemyksensä yksin, jolloin vahvasti äänessä olevat henkilöt eivät dominoi keskustelua. Toisaalta työpajoissa syntyy luonnollista keskustelua ja sparrausta, mikä mahdollistaa paremman lopputuloksen. Joka tapauksessa sekä haastattelut että työpajat tulee suunnitella huolella, jotta varattu aika voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti. Kysymysten standardisointi, vastausten kvalifiointi sekä agendan aikataulutus ovat tehokkaita tapoja saada palaverista maksimaalinen hyöty irti. Esimerkiksi työpajassa on tärkeää huolehtia siitä, että kaikille aiheille ja harjoituksille riittää aikaa eikä viimeisiä aiheita jouduta kiirehtimään läpi.

Sudenkuopat

Nykytilan määrityksessä on olemassa selkeitä sudenkuoppia, jotka voidaan välttää huolellisella valmistelulla:

1. Liiketoimintastrategian suunta ei ole selkeä

Jos liiketoimintastrategia ei ole projektitiimille selkeä, datastrategiaa voidaan alkaa rakentamaan väärään suuntaan. Syitä tähän voi olla esimerkiksi epäselvä strateginen suunta, meneillään oleva liiketoimintastrategian määrittäminen tai riittävän korkean tason ohjauksen puuttuminen. On siis tärkeää varmistaa johtoryhmätason ohjaus strategian kehitykselle, jotta datakompetenssia ei aleta ohjaamaan väärään suuntaan.

2. Oikeita sidosryhmiä ja -henkilöitä ei tunnisteta

Joskus haastatteluihin ja työpajoihin kutsuttavia henkilöitä on vaikeaa tunnistaa varsinkin isoissa organisaatioissa. Mikäli tällaisia henkilöitä jää huomaamatta on vaarana, että paljon hiljaista tietoa jää piiloon datastrategiaa luodessa. Tämän vuoksi on tärkeää arvioida huolella erilaiset näkökulmat, joita strategiatyössä tarvitaan ja varmistaa, että tärkeimmät henkilöt ovat mukana prosessissa. Tämä tapahtuu hyvän valmistautumisen avulla. Myös strategiaprosessin ollessa jo käynnissä on hyvä kysellä esimerkiksi haastateltavilta henkilöiltä, ketkä heidän mielestään tietävät järjestelmistä eniten tai kuka osaisi kertoa jostain ongelmasta enemmän.

3. Vajavainen dokumentaatio

Heikkolaatuinen dokumentaatio voi johtaa tilanteeseen, jossa jokin tärkeä asia jää huomioimatta. Tämä ongelma korostuu yrityksissä, joissa dataorganisaation koko on ollut pieni ja henkilöstössä on ollut vaihtuvuutta. Tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa kukaan nykyisistä työntekijöistä ei omaa täyttä tietoa esimerkiksi jostain lähdejärjestelmän integraatiosta. Yleensä nämä vajavat tiedot ovat sen verran spesifejä, että ne eivät yksinään vaaranna datastrategian kehitystä. Tämä on kuitenkin hyvä pitää mielessä, kun arkkitehtuurikartoitusta toteutetaan.

4. Varjojärjestelmät ja -IT

Joissain yrityksissä voi olla tilanne, jossa eri liiketoimintayksiköt tai yksittäiset henkilöstön jäsenet ovat poikenneet keskitetyistä datajärjestelmistä ja alkaneet toteuttaa omia ratkaisujaan erilaisiin ongelmiin ja käyttötapauksiin. Tällaisessa tilanteessa virallinen näkemys järjestelmien käytöstä ja kehitystarpeista eroaa todellisuuden kanssa, jolloin kehitettävä datastrategia ei välttämättä tule tukemaan todellisia tarpeita. Tämä ongelma korostuu isoissa yrityksissä, joissa on useita toimistoja ja yksiköitä eri sijainneilla. Paras tapa suojata datastrategian kehitys tältä sudenkuopalta on osallistaa mahdollisimman laajasti eri toimijoita kehitysprojektiin. Tämä ei välttämättä tarkoita, että kaikkia heitä tulisi haastatella. Esimerkiksi etukäteen lähetettävä kirjallinen kysely voi antaa isolle joukolle mahdollisuuden jakaa tietoaan strategiaprosessin ydinryhmälle, jolloin pystytään välttämään varjojärjestelmien ja hiljaisen tiedon huomiotta jättäminen.

5. Määritettyjen prosessien ja todellisuuden eroavaisuudet

Joskus määritetyt ja kaavioihin piirretyt prosessit eroavat todellisista toimitavoista. Näissä tapauksissa on tärkeää varmistaa haastattelujen aikana, että prosessikaaviot vastaavat myös todellisuuden käytäntöjä. Sama koskee myös esimerkiksi arkkitehtuurikuvauksia. Näin vältetään kommunikaatiokatkot konsulttiyrityksen ja asiakkaan välillä. Yleisenä nyrkkisääntönä on hyvä muistaa, että paperille kirjoitettujen dokumentaatioiden todenmukaisuus on aina hyvä varmistaa käytännön työtä tekeviltä asiantuntijoilta.

6. Käsitteiden ja nimeämisten yhdenmukaisuus

On tärkeää, että nykytilanmäärityksen yhteydessä muodostetaan yhtenäinen sanasto, jotta kaikki ymmärtävät mistä puhutaan (esimerkiksi mitä datastrategia pitää sisällään). Usein ihmiset voivat samoja termejä eri asioista tai eri termejä samoista asioista. Myös asiakokonaisuuksien laajuus vaihtelee henkilön mukaan. Ottamalla nämä haasteet huomioon alkuvaiheessa voidaan väärinkäsitysten määrää vähentää.

DB Pro Services tarjoaa kattavia ratkaisuja ja asiantuntijapalveluita tiedolla johtamisen haasteisiin. Tarjontamme kattaa muun muassa datastrategian, modernien data-alustojen sekä edistyneen analytiikan kokonaisuudet. Ota yhteyttä, niin autamme sinua ja organisaatiotasi hyödyntämään tietoa tehokkaasti ja menestymään kilpailussa!

Tämä blogi on osa datastrategia blogisarjaamme, josta julkaistaan uusia kirjoituksia tulevina kuukausina. Edellisen blogikirjoituksen löydät täältä: Datastrategia liiketoiminnan tukena.

Kaiku Kettunen
Project Manager
kaiku.kettunen@dbproservices.fi
DB Pro Services Oy