Datastrategia

Datastrategia on keskeinen elementti liiketoimintatiedon laaja-alaista hallintaa. Sen tarkoituksena on kuvata tiedonhallinnan nykytila ja tavoitetila sekä tiekartta. Tämän perusteella on helppo rytmittää sekä budjetoida yksittäisiä datalähtöisiä projekteja osana suurempaa kokonaisuutta. Datastrategiaa tarvitaan eritoten silloin, kun on vaikea päättää, mitä kannattaisi tehdä seuraavaksi tai tiedonhallinnan kokonaiskuva on epäselvä.

Käytännön esimerkki datastrategiasta

Ajatellaanpa datastrategian tarpeellisuutta käyttötapauksen kautta: Esimerkkiyrityksemme on suurempi keskisuuri, nopeasti kasvava logistiikka-alan yhtiö. Muun muassa materiaali- ja tuotehankintojen oikea-aikaisuus ja kilpailijatieto ovat nousseet keskeiseen asemaan päätöksenteossa. Liiketoimintatietoa tarvittaisiin päätöksenteon tueksi kaikilla organisaation tasoilla ja ulkoinen markkinatieto tulisi kyetä niveltää osaksi yrityksen omaa tietopääomaa, jotta muuttuvaan markkinatilanteeseen kyettäisiin reagoimaan reaaliaikaisesti. Esimerkiksi varaston riiton ennustaminen täytyy osata suhteuttaa osaksi hankintojen rytmittämistä. Tiedolla johtaminen on noussut viimeisten vuosien aikana keskiöön, mutta moni kehittämisen kohde laahaa nopean kasvun myötä auttamattomasti perässä. IT-järjestelmät ovat on premises-pohjaisia ja oman datan integroitavuus ulkoiseen markkinatietoon on työlästä ja rajallista operatiivisen raportoinnin ja toistuvien Excel-ristiintarkistusten sekä tiedon laadun asettamien rajoitteiden myötä.

Kehityskohteiden tunnistaminen

Tilanne on organisaatiolle uusi ja nopean kasvun sekä kehittyneen kilpailutilanteen myötä paineistunut, hieman yllättäväkin. Ennen pärjättiin vähemmällä. Mutta ei hätää. Sen sijaan, että yritettäisiin ratkaista yksittäisiä tulipaloja, tarinamme noheva IT-manageri on päättänyt, että toteutetaan osaavan konsulttikumppanin kanssa kattava datastrategia, joka antaa vastaukset polttopisteessä oleviin kysymyksiin.
Liiketoimintatiedon hallinnan kehityskohteiksi on tunnistettu seuraavat osa-alueet:
· Nykyarkkitehtuurin modernisointi, pilveistysvaihtoehdot ja migraatiopolku
· Master datatarpeet
· Liitännät ulkoiseen markkinatietoon
· Johdon mittaristot
· Konsolidoinnin tarve raportoinnissa
· Edistynyt analytiikka

Kuinka datastrategia kannattaa toteuttaa

Tyypillinen datastrategiahankkeen läpimenoaika on 1 – 3 kuukautta riippuen toimeksiannon laajuudesta, ja se toteutetaan joukkona intensiivisiä työpajoja. Näissä työpajoissa läpikäydään asiakkaan tietotarpeita systemaattisesti siten, että kukin työpaja muodostaa oman osakokonaisuutensa. Hankkeelle nimetään omistajat ja sen aikana pidetään myös katselmointi- sekä synkronointipalavereja tarpeen mukaan, mikäli tietotarpeiden keräykseen osallistuu useampi kuin yksi tiimi. Dokumentaatio syntyy iteroiden. Hankkeen kokonaistyömäärä riippuu mm. seuraavista asioista:
· Toimeksiannon laajuus
· Yrityksen koko
· BI-kompetenssi ja maturiteettitaso
· Yrityksen omat resurssit
Tyypillisesti toteuttamamme datastrategiakonsultoinnin työmääränä on ollut 1 – 2 työviikkoa, eli varsin ketterästä strategiatyökalusta on kyse. Vesiputousmalliset, byrokratisoidut jättimääritysprojektit ovatkin nykypäivänä pitkälti historiaa, eivätkä hitaina, kankeina ja kiveen hakattuina useinkaan palvele asiakkaan etuja parhaalla mahdollisella tavalla nopeatempoisessa nykymaailmassa. DB Pro Services tarjoaa tehokkaan, modulaarisen lähestymistavan tähän prosessiin.
Datastrategiamme koostuu seuraavista valittavissa olevista moduuleista:

Asiakas
· Nykytila
· Tarpeet ja tavoitteet
· Standardit
· Projektinhallintakäytännöt
· Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät
· GDPR ja tietoturvakäytännöt
· DR-käytännöt

Nykyarkkitehtuuri
· Työkalut ja teknologiat
· Ylätason järjestelmäarkkitehtuuri ja liitännät ulkoisiin järjestelmiin
· Tietovirtakaavio ja prosessit
· Elinkaari
· Use case käyttäjäkuvaukset

Pilveistys- ja teknologiastrategia
· Tavoitearkkitehtuuri ja migraatiopolku
· Toimittajat
· Teknologiat ja palvelut

Master data
· Master data -strategian kuvaus ja roolit ylätasolla
· Tuote- ja teknologiakartoitus
· Datamalli ja tietovirrat

Raportointi
· Organisaatiorakenne
· Käyttäjäroolit
· Raportointitarpeet

BI-kompetenssimatriisi
· BI-kompetenssimatriisi mittaroi organisaation keskeiset osa-alueet ja kehitystarpeet raportoinnin kannalta

Riskianalyysi
· Riskianalyysi kattaa määritystyön aikana tunnistetut haasteet kokonaishankkeeseen liittyen.

Ei-toiminnalliset vaatimukset
· Asiakkaalle keskeiset ei-toiminnalliset vaatimukset.

Tiedonhallinnan Roadmap
· Vaiheistettu ”iso kuva” datastrategian mukaisista projekteista.

Liitteet
· Projektin aikana syntyneet viitteelliset tiedostot.

Kiinnostuitko aiheesta? Olisiko sinunkin organisaatiosi aika laatia datastrategia ketterän ja osaavan kumppanin kanssa? Ole hyvä ja ota meihin yhteyttä niin keskustellaan aiheesta lisää!

Yhteistyöterveisin,
Jani K. Savolainen
CEO & Chairman
jani.savolainen@dbproservices.fi
0440353637
DB Pro Services Oy