Tehot irti BI-analytiikasta, Power BI vuonna 2024

Valtteri Nättiaho

Tämä blogi kertoo siitä, miksi juuri sinun tulisi käyttää Power BI:tä vuonna 2024 liiketoiminnassasi ja mitkä ovat työkalun tärkeimmät ominaisuudet. Kirjoituksen luettuasi osaat vastata siihen, mikä Power BI on, miksi se on parempi ratkaisu analytiikkaan kuin Excel, sekä mitä kustannuksia työkalun käyttöönotosta tulee.

Mikä Power BI on?

Lyhyesti sanottuna Power BI on Microsoftin kehittämä tehokas liiketoimintatiedon analysointi- ja visualisointityökalu, joka mahdollistaa suurten tietomäärien hallinnan ja niiden muuttamisen ymmärrettäviksi raporteiksi ja visuaalisiksi esityksiksi. Sen intuitiivinen käyttöliittymä ja kyky integroitua monenlaisiin tietolähteisiin tekevät siitä erinomaisen valinnan erikokoisille organisaatioille, jotka haluavat tehdä tietopohjaisia päätöksiä. Power BI:n suosio kasvaa jatkuvasti, ja se on laajalti tunnustettu yhdeksi markkinoiden johtavista business intelligence -työkaluista. Business Intelligence (BI) -työkalut fasilitoivat liiketoiminta datan keruuta, prosessointia, analysointia ja visualisointia. Power BI on ollut markkinajohtaja BI-työkaluissa 16 peräkkäistä vuotta (2023 Gartner® Magic Quadrant™ I Microsoft Power BI).

Power BI:n tärkeimmät määrittävät ominaisuudet ovat datan integrointi, datan prosessointi, datan analysointi, datan mallinnus ja datan visualisointi. Datan integrointi viittaa tässä Power BI:n kykyyn ottaa yhteyttä lukuisiin erilaisiin datalähteisiin, kuten erilaisiin tietokantoihin, taulukkolaskentaohjelmiin ja liiketoiminta applikaatioihin. Power BI:ssä on tätä prosessia varten lukuisia valmiiksi rakennettuja datayhdistimiä.

Datan prosessointi viittaa tässä artikkelissa kaikkiin muutoksiin mitä lähdedataan tehdään, jotta sen pohjalta voidaan tehdä analytiikkaa. Power BI:n moottori tätä prosessia varten on Excelistä tuttu Power Query. Kaikki muutokset, mitä Power Queryssä tehdään, ilmaistaan Power BI:ssä M-kielen avulla.

Datan mallinnus on prosessi, jossa rakennetaan malli datan rakenteesta ja suhteista. Power BI toimii tehokkaimmillaan, kun data mallinnetaan tähtimalliin, jossa keskitetyt faktatiedot yhdistyvät suorilla suhteilla dimensiotietoihin. Power BI data-analytiikkakieli (DAX) on tehokkaimmillaan siloin, kun data on mallinnettu tällä tavalla.

Datan analysointi tapahtuu Power BI:ssä edellä mainitulla DAX-kielellä. Erilaiset analysoitavat liiketoimintalogiikat voidaan ilmaista DAX:in avulla koodimuodossa. Hyödyntämällä tehokasta visualisointia loppukäyttäjä saa nopeasti ja tehokkaasti kokonaisvaltaisen kuvan siitä, miten hänen liiketoimintansa kehittyy.

Datan visualisointi on prosessi, jossa muokattu ja liiketoimintalogiikalla rikastettu data esitetään intuitiivisesti niin, että loppukäyttäjä voi sisäistää monimutkaisia lukuja yhdellä silmäyksellä. Erilaiset visualisaatiot soveltuvat erilaisiin tarkoituksiin. Näyttäessä lukujen muutosta ajan yli viivadiagrammi on hyvä valinta. Vertaillessa kahden kustannuspaikan välisiä eroja pylväsdiagrammi osoittaa hyvin kategorioiden välisiä eroja. Tutkiessa kustannusten jakaumaa dimensioden yli piirasdiagrammi toimii moitteettomasti.

Miksi Power BI on paras vaihtoehto BI analytiikkaan?

Business Intelligenceä (lue data-analytiikkaa) voi kähtökohtaisesti lähestyä kolmesta eri kulmasta, jollet halua koodata omaa ratkaisuasi. Nämä vaihtoehdot ovat: Taulukko-ohjelma, valmiiksi rakennettu ohjelmisto tai BI-työkalu. Koitan nyt perustella, miksi sinun tulisi käyttää BI-työkalua näistä kolmesta vaihtoehdosta.

Oletetaan tilanne, jossa haluat tutkia miten liiketoiminnallasi menee. Mietitään, miten lähestyisit asiaa näillä kolmella eri työkalulla. Ensimmäinen vaihtoehtosi on ottaa esiin tuttu ja turvallinen Excel. Jotta voit analysoida lukuja mitä haluat tutkia, joudut joko kopioimaan luvut katsomalla ERP:iäsi ja kirjaamalla numerot manuaalisesti tai käyttämällä aikaisemmin mainittua Power Queryä. Toivottavasti et kopioi lukuja manuaalisesti, sillä inhimillisen virheen riski on suuri. Käyttämällä Power Queryä saat luvut kätevästi käyttöön ja analytiikkaa rakennettua. Seuraava haasteesi on lukujen jakaminen. Excel ei ole suunniteltu yhteiskäyttöön ja vaihtoehtonasi on lähettää tiedosto itsessään eteenpäin sähköpostilla tai siirtää Excel esimerkiksi OneDriveen. Molemmissa lähestymisissä on haasteena se, että henkilöt joille jaat tiedoston, voivat muokata sitä helposti. Tämä kuulostaa hyvältä, mutta sisältää riskejä. Olen kuullut lukuisia kertomuksia, joissa excel-tiedostoja ei uskalleta avata, koska pelätään, että “saatan rikkoa sen vahingossa niin en halua avata sitä”.  Excel on siis helppokäyttöinen, mutta riskialtis muokattavuutensa takia. Tämän lisäksi sen ylläpitäminen sisältää paljon manuaalista työtä, ja kun haluat päivittää numeroita, joudut manuaalisesti hakemaan uudet datat.

Toinen vaihtoehtosi on käyttää valmiiksi rakennettua softaa, jonka jokin kooditalo on rakentanut. Ohjelmisto voi olla helppokäyttöinen ja se on vaikea ellei mahdoton rikkoa, mutta ongelmaksi muodostuu muokattavuus. Koska ohjelmisto ei todennäköisesti ole kehitetty juuri sinun firmallesi, vaan myytäväksi usealle organisaatiolle sen liiketoimintalogiikka ei todennäköisesti vastaa sinun liiketoimintaasi. Tapa jolla hinnoittelet tuotteesi saattaa poiketa kilpailijoistasi ja kustannuspaikkasi saattavat sisältää sellaisia dimensioita, mitä alkuperäisessä ratkaisussa ei otettu huomioon. Jotta saat kaiken irti ohjelmistosta, joudut ostamaan siihen kustomointia, mikä on usein erittäin kallista.

Kolmas vaihtoehtosi on käyttää BI-työkalua. Kuten Excelissä, pystyt käyttämään Microsoftin Powerqueryä datan muokkaamiseen. Voit rakentaa liiketoimintalogiikkasi DAX:in avulla juuri sinun liiketoimintasi mukaiseksi. Erona Exceliin on raportin jakaminen. Power BI-raportin voi julkaista Power BI serviceen, missä kaikki, kenelle haluat jakaa raportin, pääsevät katsomaan sitä tietoturvallisessa ja yksiselitteisessä sijainnissa. Jos et halua, että raporttia voi muokata, voit rajata muiden käyttäjien oikeuksia. Tällä tavoin raporttia ei saa rikki, ja kaikki voivat puhua liiketoiminnasta samoilla luvuilla. Power BI service tukee myös datan automaattipäivityksiä ja voit määrittää esimerkiksi, että raportti hakee uudet datat joka yö.

Miten voit ottaa Power BI:n käyttöön?

Power BI:n voi ottaa koekäyttöön ilman kustannuksia lataamalla Power BI desktopin. Jotta voit jakaa raportteja organisaatiossasi tarvitset lisenssin. Lisennssivaihtoehtoina on Power BI pro, Power BI premium käyttäjille tai Power BI premium/Fabric kapasiteetti. Pienille ja keskisuurille yrityksille kustannustehokkain vaihtoehto on usein Power BI pro lisenssien hankinta käyttäjille ketkä seuraavat raportteja. Nämä lisenssit maksavat noin 10 euroa per käyttäjä kuukaudessa.

Raporttien kehittämisessä on muutamia sudenkuoppia, jotka liittyvät Power BI:n ja Excelin välisiin eroihin. Modernoidessa raportteja on hyvä olla tietoinen miten DAX:in “suodatinkonteksti” toimii laskentaa arvioidessa. Hieman teknisemmin sanottuna Excelin laskenta perustuu niin sanottuihin visuaalisiin kaavoihin, kun taas Power BI:n laskenta perustuu edellä mainittuun suodatinkontekstiin.

Esimerkki

Tavoitteena on laskea kokonaismyynti siten, että myyntimäärä kerrotaan myyntihinnalla.

Määrä	Hinta	Brändi
100	1	A
200	2	A
500	2	A
200	4	B
300	5	C

Excel:

Koska DAX ei perustu visuaalisiin laskentoihin, yrittäessä samaa laskentaa Power BI:ssä, ohjelma antaa seuraavan virheen:

Käyttämällä ehotettua korjausta kaava alkaa näennäisesti toimimaan, mutta jostain syystä totaali näyttää omituiselta:

Tämä käyttäytyminen on esimerkki laskentalogiikan erosta. Excel laskee summan solujen F5:F9 välillä, mutta Power BI laskee totaalin “tyhjässä laskentakontekstissa”. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Power BI aggregoi luvut niin, että brändiä ei ole määritelty. (1+2+2+4+5) * (100+200+500+200+300) = (14)*(1300)=18200

Huomioimalla laskentalogiikan ja käyttämällä eri kaavaa luvut täsmäävät:

Nyt, kun laskentalogiikka on huomioitu, voimme helposti muokata visuaalia ja pääsemme hyödyntämään Power BI:n ominaisuuksia. Voimme esimerkiksi poistaa turhat sarakkeet:

…ja muuttaa taulukon pylväsdiagrammiksi:

Yhteenveto

• Power BI on Microsoftin kehittämä BI-työkalu, joka tarjoaa käyttäjilleen tapoja toteuttaa kaikki tarvittavat data-analytiikan prosessit.
• Power BI:n avulla saat parhaat puolet helposti muokattavasta Excelistä ja robusteista SaaS-pohjaisista analytiikkaratkaisuista. Ohjelma on helposti muokattava ja mukautuu liiketoimintaasi, mutta sen käyttö on luotettavampaa ja läpinäkyvämpää, kuin helposti rikkoutuvat Excel-ratkaisut.
• Power BI:n lisenssit ovat halvimmillaan 10e/kk/käyttäjä

Kun ohjelmiston laskentalogiikan hallitsee, sen avulla voi rakentaa nopeasti näyttäviä ja informatiivisia visualisointeja.

DB Pro Services tarjoaa kattavia ratkaisuja ja asiantuntijapalveluita tiedolla johtamisen haasteisiin. Tarjontamme kattaa muun muassa datastrategian, modernien data-alustojen, sekä edistyneen analytiikan kokonaisuudet, kuin myös vaativat datamigraatiot. Ota yhteyttä, niin autamme sinua ja organisaatiotasi hyödyntämään tietoa tehokkaasti ja menestymään kilpailussa!

Valtteri Nättiaho

Lead Data Analyst

Valtteri.Nattiaho@dbproservices.fi

DB Pro Services Oy